オフィスの開設・設立時に押さえてきておきたいこと

オフィス移転・設立

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オフィスを開設する際には、電話機の設置やLAN工事、消防設備工事などの作業が発生します。また、設立・移転後は関係機関へ各種届出を行う必要があります。ここでは業者に依頼するときのポイントや工事の流れ、自社で行うべき届出についてまとめて紹介します。

電話システムの導入

社内外の連絡に欠かせないビジネスフォンは、オフィスを開設してすぐに使いたいインフラの一つです。電話工事は完了まで1カ月以上掛かる場合もあるため、移転の日程が決まったら早めに着手します。

電話システム導入の流れ

PBX主装置、電話線が必要な場合

オフィスの開設日が決まったら、まずは利用する回線のキャリアに連絡します。電話工事は手続き開始から工事完了まで長期に及ぶこともあるため、遅くとも利用開始の1カ月前には連絡します。

次に、工事業者の選定を行います。電話工事には「工事担任者」や「電気通信主任技術者」の免許が必要なため、必ず専門の業者に依頼をしましょう。ビジネスフォンは長期間・常時利用する設備となるので、アフターサービスの内容も重要です。

オフィスのレイアウトに合わせて電話の配置を決め、打ち合わせを行います。見積もりを複数の業者に依頼し、費用や工事期間を比較検討するのも良いでしょう。確認後、契約し工事の日程を決めます。

工事の所要時間はオフィスの広さや電話機の台数により異なりますが、1日~数日程度かかります。電話が不通となる期間は転送や携帯電話で対応するなど、連絡がつかなくなる状況は避けましょう。

IP-PBXの場合

現在では、電話線を接続するレガシーPBXに代わり、IP-PBXの普及が進んでいます。音声通話にIPネットワークを利用するため、社内にPBXを設置して電話線を引き込むという工程が不要で、導入の負担が大幅に軽減されるのが魅力です。

IP-PBXには、主装置があるハードウェアタイプと、主装置がなくサーバやネットワークで利用するソフトウェア、クラウドのタイプがあります。主装置を置かない場合、オフィスの省スペースが期待できるほか、パソコンに接続するソフトフォンを利用すればさらにデスク周りがすっきりし、電話機と比べて購入コストを抑えることもできます。

また、電話の移動はLANケーブルの差し替えのみで済むため、オフィス開設後にレイアウト変更の必要が生じても安心です。拡張性にも優れているため、企業の拡大が予想される場合はIP-PBXの利用がおすすめです。

LAN設備

社内ネットワークも、電話設備と並んで早めに開通させたいインフラです。通信環境を整えるための作業フローや注意点を確認しておきましょう。

LAN工事の流れ

LAN工事では、始めにパソコンやサーバの位置をオフィスレイアウトと合わせて確認します。それから各機器をつなぐためにLANの配線を行います。個人デスクの他、会議室や応接室など社内ネットワークを利用する場所を確認し、工事業者と打ち合わせておきましょう。社内で無線LANを利用する場合は、無線LAN機器の設置や設定もあわせて行います。

工事費用はパソコンの台数やフロアのレイアウトによって異なります。ほかに材料費や人件費などが発生します。

LAN工事のポイント

ケーブルを床下に埋め込んだり、天井や間仕切りの間を通したりして配線を隠すと、オフィスの見栄えも良くなります。ケーブル切断などのトラブルも予防できるので配線方法を工夫してみましょう。

なお、電話工事とインターネット工事を別々に行うことも可能ですが、配線回りでトラブルが発生する可能性もあります。IP-PBXではネットワークを一本化できるため、電話・通信システムの導入をまとめて計画することができます。

消防設備

消防法により、オフィスには消火設備・警報設備・避難設備の設置が義務付けられています。消防法に違反すると罰金や拘留などの罰則を受けるため、必ず確認しておきましょう。

消防設備について

消火設備には消火器や消火栓、スプリンクラーなどが該当します。万が一火災が起こった場合延焼を食い止めるための設備です。警報設備は火災報知器や関連する放送設備などを指します。警報を鳴らし、屋内にいる人々に火災を知らせるために設置します。避難設備には避難器具や誘導灯が含まれ、火災発生時の避難を支援するために設置します。

なお、消防設備は一定の期間ごとに点検し、消防庁または消防署長への報告が必要です。点検・報告を怠ると罰金などの罰則が科されます。

追加工事が必要なケース

オフィスの仕切り(パーテーション)を追加する場合は、消防署への届け出が必要です。また、火災報知器やスプリンクラーなどの設備を増設しなければなりません。

オフィスの用途や面積により、設置基準は異なります。詳しくは消防署などへの問い合わせをおすすめします。

公的機関への届出の例

オフィスを新設・移転した場合は、法務局や税務署などの公的機関へ移転を届け出る必要があります。ここでは届出の例を紹介します。

※一部の例ですので、詳細は所在地の公的機関等にご確認ください。

登記に関わる手続き

届出の種類 「株式会社設立登記申請書」「株式会社本店移転登記申請書」など
届出先 法務局
書類 株主総会議事録、定款など

本店に関わる登記については設立・移転日から2週間以内、支店の場合3週間以内に申請します。取締役会の設置の有無や、定款の変更の有無で必要な添付書類が異なります。

税務に関わる手続き

届出の種類 「異動事項に関する届出」
届出先 異動前の納税地の所轄税務署長
書類 登記事項証明書、定款等の写しが必要な場合あり

納税地の異動などがあった場合、異動後速やかに申請します。

社会保険に関わる手続き

届出の種類 「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」
届出先 年金事務所(事務センター)
書類 法人登記簿謄本の写し

年金事務所管内で事業所の所在地変更などがあった場合、移転から5日以内に提出します。

雇用・労働関係の手続き

届出の種類 「事業主事業所各種変更届」
届出先 公共職業安定所(ハローワーク)
書類 営業許可証、登記事項証明書など
届出の種類 労働保険名称・所在地等変更届
届出先 労働基準監督署またはハローワーク
書類 登記簿謄本、賃貸借契約書の写しが必要な場合あり

いずれも変更があった日の翌日から起算して10日以内に申請します。

届出の様式や期限は、取り扱う機関により異なります。また、オンラインで申請できる手続きも増えていますので、期限をふまえて有効活用すると良いでしょう。

まとめ

新たなオフィスの開設は、引っ越し後にも事業を開始するための多くの作業が控えています。快適な運営のために、オフィス開設後まで見据えてポイントを把握することが重要です。